ככלל אין זה מומלץ כלל לשנות את השם ללא צורך מיוחד (כדלהלן).
שמו של האדם הינו צינור השפע שדרכו מקבל חיותו ושאר צרכיו, וכן שבחירת השמות ע"י האב והאם זהו בגדר של "נבואה" וכו', אצטט חלק ממכתב מרתק של הרבי בנושא נתינת השמות (מופיע בליקוטי שיחות ח"ז עמ' 307-308), וכדאי לראות את המכתב בשלימותו במקורו:
במכתב זה נשאל הרבי האם נתינת השם לילד שייך לאב או לאם, אגב המענה על כך מסביר הרבי אודות גודל מעלת נתינת השם ע"י ההורים, וזלה"ק:
"במענה על מכתבו. . .בו שואל ע"ד מקור לענין נתינת שמת לבנים ובנות, אם זה שייך להאב או להאם. . .ב) בעצם הענין – הנה נתינת השם בכלל דבר גדול הוא ואחריות גדולה בדבר, וכמבואר בכ"מ בדא"ח שהשם הוא צנור דרך בו נמשך חיות והשפעה להדבר הנקרא בשם זה (ראה באריכות של"ה בהקדמה בית אחרון, תניא שער היחוד והאמונה ספ"א, לקו"ת בהר ד"ה את שבתותי פ"ב, ובכ"מ). ולכן איתא בכתבי האריז"ל: כאשר נולד האדם וקוראים לו אביו ואמו שם...הקב"ה משים בפיו השם ההוא המוכרח אל הנשמה ההיא, עכ"ל (ס' הגלגולים הקדמה כ"ג, עמק המלך שער א' ספ"ד, אור החיים דברים כ"ט י"ז).
ג) בענין נתינת השמות, לא שמעתי הוראה בזה בפירוש . . .שמנהגם היה ששם הראשון שייך להאב, שם השני שייך להאם ושם השלישי להאב. . . ולכן, לדעתי, במקום שאין מנהג קבוע – הנה עפ"י הנ"ל נתינת השמות צ"ל בסדר הנ"ל...". ע"כ.
מכתב נוסף מבהיר הרבי במילים ספורות את גודל האחריות בהחלפת השם (שם):
"לכתבו אודות השם: הרי הובא בפוסקים ראשונים ואחרונים שהאדם – בעה"ב על שמו, ובאם משנה אותו, אפילו את"ל שזהו שינוי, נעשה זה שמו לכל הפרטים..". ע"כ.
לאחר שראינו את גודל ועוצם האחריות בנתינת שם ומה המשמעות הפנימית של הדבר, נראה מתי כן ניתן לשנות את השם ומתי לא:
כתב הרמ"א ביורה דעה (סימן של"ה ס"י):
"י"א שמי שיש לו חולה בביתו ילך אצל חכם שבעיר שיבקש עליו רחמים (נ"י פ' י"נ). וכן נהגו לברך חולים בב"ה לקרא להם שם חדש כי שינוי השם קורע גזר דינו". ע"כ.
מסיבה זו נהגו שכאשר אדם חולה ונוטה למות ר"ל מוסיפים לו את השם רפאל או חיים שמסוגל לקריעת הגזר-דין עליו ולרפואה שלימה.
וכן מצינו התייחסות של הרבי לכך,במענה לשאלה האם להוסיף שם לאישה חולה ל"ע, וענה הרבי (אגרות קודש חי"ג עמ' רנא):
"יש להוסיף לה שם חדש, וכמנהג ישראל במי שברך בעת שאחד מקרוביה יעלה לתורה ולהחזיק בו". ע"כ.
וכן במקרה של אדם שקיבל שם של אינו-יהודי וכעת רוצה להיקרא בשם יהודי, כמובן שיש לשנות את השם.
בענין זה, רואים מעשה-רב ריבוי פעמים בעת חלוקות-הדולרים המפורסמות מדי יום ראשון אצל הרבי מלובביץ', שכאשר עברו אנשים ושאלו את הרבי לאיזה שם יהודי לשנות, שאלם הרבי מהו שמם הקודם, ובד"כ אמר להם לשנות לשם הדומה בצליל הגייתו לשם יהודי (למשל במקום השם דונלד הציע הרבי את השם דן או דוד. או כתחליף לשם רוברט הציע הרבי את השם ראובן שמתחיל באותה האות וכן הלאה [ראה ליקוט קצר מזה "לראות את מלכנו" הוידאו היומי לי"ט טבת תשפ"ב]).
כפי שראינו, הדרך לשינוי שם היא בעת עליה לתורה. והסדר הוא שלאחר העליה, יעשו מי שברך בנוסח שנביאו להלן, ומעתה ישתמשו בשם החדש, נוסח זה מופיע בשו"ת אפרקסתא דעניא (ח"ג אבן-העזר סימן רסד):
"מי שברך את וכו' הוא יברך את פלונית בת פלונית (ר"ל בשמה דעד השתא [בשמה העכשווי]) בעבור שתתן כך וכך לצדקה, ומעתה יקרא שמה בישראל פלונית פלונית (דהיינו שמה החדש ושמה הקדום)..". ע"כ.
עוד העיר בשו"ת הנ"ל, שאם המדובר הוא באיש, שלאחר שינוי השם יעלה 3 פעמים לתורה במהלך 30 יום שלאחר שינוי השם, כדי שיקראוהו בשמו החדש ויהווה הדבר "חזקה" לשם זה.
(רק להעיר שנחלקו האחרונים האם אדם נשוי שמשנה את שמו, צריך גם לשנות/להוסיף בכתובה את שמו החדש, או שלא. ראה שו"ת מנחת יצחק ח"י סימן קלב, ושו"ת שבט הלוי ח"ח סימן רפו אות ג').
דבר נוסף הובא בשו"ת ציץ אליעזר (ח"כ סימן לח), והוא שיש לשנות את השם גם בתעודותיו הרשמיות (כלומר ת.ז., רישיון נהיגה וכדומה) וכן הביא בספר ויצבור יוסף (שעשוע, ח"א עמ' כ') בשם הרב עובדיה יוסף שיש לנהוג כן.